Politica de confidențialitate
1. Cine suntem
Acordi este o platformă online prin care organizatorii de activități pentru copii — școli, grădinițe, cluburi sportive, organizatori de tabere, asociații și alți profesioniști — creează, distribuie și colectează acorduri parentale semnate electronic.
Platforma este operată de:
| Denumire | PROENGIS SRL |
|---|---|
| Sediu social | Șoseaua Moara de Foc, nr. 1, mun. Iași, jud. Iași |
| CUI | RO38312867 |
| Nr. înregistrare Registrul Comerțului | J2017001711330 |
| E-mail de contact | contact@acordi.ro |
| E-mail pentru protecția datelor | dpo@acordi.ro |
| Website | https://acordi.ro |
În prezentul document, ne referim la noi ca „Acordi”, „noi” sau „platforma”.
2. Cel mai important lucru pe care trebuie să îl înțelegeți: avem două roluri diferite
Acordi prelucrează două categorii distincte de date, în două calități juridice diferite. Distincția determină cui vă adresați pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră.
2.1. Suntem OPERATOR pentru datele organizatorilor
Când o școală, un club sau un alt organizator își creează cont pe Acordi, noi decidem ce date colectăm și de ce. Pentru aceste date suntem operator de date cu caracter personal, în sensul art. 4 pct. 7 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).
Aici intră: datele de cont ale persoanei care administrează organizația, datele de facturare, datele tehnice de utilizare a platformei.
2.2. Suntem ÎMPUTERNICIT pentru datele părinților și ale copiilor
Când un părinte completează și semnează un acord prin Acordi, datele despre copil și despre părinte nu ne aparțin și nu le controlăm. Organizatorul activității — școala, clubul, organizatorul taberei — este operatorul acestor date. El decide ce informații solicită, în ce scop și cât timp le păstrează.
Noi doar stocăm și procesăm aceste date, la instrucțiunile organizatorului, în calitate de persoană împuternicită de operator, în sensul art. 4 pct. 8 și art. 28 GDPR.
Ce înseamnă practic pentru un părinte: dacă doriți să vă exercitați drepturile privind datele copilului dumneavoastră (acces, rectificare, ștergere), vă adresați școlii sau organizatorului care v-a trimis link-ul, nu nouă. Dacă ne contactați direct, vom redirecționa cererea către organizator și vă vom informa despre acest lucru.
Relația dintre noi și fiecare organizator este reglementată printr-un Acord de prelucrare a datelor.
3. Ce date prelucrăm în calitate de operator
3.1. Date de cont ale organizatorului
| Categoria de date | Exemple | Temei legal | Perioadă de păstrare |
|---|---|---|---|
| Date de identificare | nume, prenume, adresă de e-mail | Executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR | Pe durata contului + 30 de zile |
| Date despre organizație | denumire, tip de organizație, adresă | Executarea contractului | Pe durata contului + 30 de zile |
| Date de autentificare | parolă stocată sub formă de amprentă criptografică (hash), token de verificare a e-mailului | Executarea contractului | Pe durata contului |
Nu stocăm niciodată parolele în format care poate fi citit. Nici noi, nici angajații noștri nu pot vedea parola dumneavoastră.
3.2. Date de facturare și plată
| Categoria de date | Temei legal | Perioadă de păstrare |
|---|---|---|
| Denumire, adresă de facturare, cod fiscal | Obligație legală — art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, coroborat cu Legea contabilității nr. 82/1991 | 10 ani de la încheierea exercițiului financiar |
| Istoricul tranzacțiilor, sumele facturate | Obligație legală | 10 ani |
Nu procesăm și nu stocăm date de card bancar. Plățile sunt procesate integral de Stripe Payments Europe, Ltd., care acționează ca operator independent pentru aceste date. Noi primim doar confirmarea plății și un identificator de client. Politica de confidențialitate Stripe: stripe.com/privacy
3.3. Date tehnice și de utilizare
| Categoria de date | Temei legal | Perioadă de păstrare |
|---|---|---|
| Adresă IP, tip de browser, sistem de operare | Interes legitim — securitatea platformei, prevenirea abuzurilor — art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR | 12 luni |
| Jurnale de acces și de eroare | Interes legitim — funcționarea și depanarea serviciului | 12 luni |
| Cookie-uri strict necesare | Interes legitim / executarea contractului | Vezi Politica de cookie-uri |
Interesul nostru legitim constă în menținerea unui serviciu sigur și funcțional. Am evaluat că această prelucrare nu prevalează asupra drepturilor dumneavoastră, întrucât se limitează la date tehnice minime, necesare operării.
3.4. Comunicări
Vă trimitem e-mailuri tranzacționale — confirmarea contului, resetarea parolei, notificări despre acorduri, confirmări de plată. Acestea sunt necesare pentru executarea contractului și nu pot fi dezactivate cât timp aveți cont activ.
Nu vă trimitem comunicări comerciale fără consimțământul dumneavoastră explicit și separat.
4. Ce date prelucrăm în calitate de împuternicit
Aceste date sunt introduse de părinți sau tutori legali, la solicitarea organizatorului, prin formularul public al fiecărui eveniment.
4.1. Categorii de date
- Despre copil: nume, prenume, data nașterii sau vârsta, clasa sau grupa, alte informații solicitate de organizator
- Despre părinte sau tutore: nume, prenume, calitatea (părinte, tutore legal), date de contact, semnătura olografă captată pe ecran
- Informații despre activitate: participarea, opțiunile bifate, declarațiile acceptate
- Eventual, date privind starea de sănătate: alergii, afecțiuni, medicație, contact în caz de urgență — numai dacă organizatorul solicită expres aceste informații
4.2. Datele privind sănătatea copilului
Informațiile medicale constituie date din categorii speciale, protejate de art. 9 GDPR. Aplicăm pentru acestea măsuri suplimentare:
- Sunt accesibile exclusiv organizatorului care le-a solicitat
- Nu sunt utilizate în niciun scop propriu al Acordi
- Nu sunt transmise către terți, cu excepția situațiilor descrise la secțiunea 6
- Organizatorul are obligația de a identifica un temei valid conform art. 9 alin. (2) GDPR pentru colectarea lor
Recomandăm organizatorilor să solicite date medicale doar atunci când sunt strict necesare pentru siguranța copilului în timpul activității.
4.3. Despre semnătura electronică
Acordi captează semnătura olografă a părintelui, desenată pe ecran cu degetul sau cu un stylus, împreună cu marca temporală, adresa IP și un identificator unic al acordului.
Această semnătură constituie o semnătură electronică simplă, în sensul Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și al Legii nr. 214/2024. Nu este o semnătură electronică avansată sau calificată.
Ea produce efecte juridice și nu poate fi respinsă exclusiv pe motiv că este în format electronic, însă forța sa probantă se apreciază de la caz la caz. Pentru situații care necesită certitudine juridică sporită, recomandăm consultarea unui specialist.
4.4. Perioada de păstrare
Perioada este stabilită de organizator, în limitele configurate în platformă. În lipsa unei instrucțiuni contrare, ștergem datele unui eveniment la 24 de luni de la data încheierii acestuia.
La încetarea contractului cu un organizator, ștergem sau returnăm toate datele aferente în termen de 30 de zile, conform instrucțiunilor sale.
Recomandăm organizatorilor să descarce și să arhiveze local acordurile finalizate. Un document păstrat în arhiva proprie a organizației rămâne disponibil independent de platformă, ceea ce contează atunci când obligațiile legale de păstrare ale organizatorului depășesc perioada configurată în Acordi.
5. Ce NU facem cu datele dumneavoastră
Considerăm util să fim expliciți:
- Nu vindem date către nicio terță parte, în nicio circumstanță
- Nu afișăm publicitate în platformă și nu permitem rețelelor publicitare să colecteze date prin paginile noastre
- Nu creăm profiluri comerciale pe baza datelor copiilor
- Nu luăm decizii automate cu efecte juridice asupra persoanelor vizate
- Nu folosim datele părinților sau copiilor pentru marketing propriu
- Nu transferăm date în afara Spațiului Economic European, cu excepțiile menționate la secțiunea 7
6. Cui divulgăm datele
Transmitem date numai către următoarele categorii de destinatari, strict în măsura necesară:
| Destinatar | Scop | Locație |
|---|---|---|
| Oracle Corporation | Găzduirea aplicației și a bazei de date | Germania (UE) |
| IONOS SE | Trimiterea e-mailurilor tranzacționale | UE |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Procesarea plăților | Irlanda (UE) |
| Furnizori de servicii contabile | Evidență financiar-contabilă | România |
Cu fiecare dintre aceștia avem încheiate acorduri care garantează un nivel de protecție conform GDPR.
Putem divulga date și către autorități publice, atunci când avem o obligație legală în acest sens sau când există o cerere legală validă. În astfel de situații, vă informăm, cu excepția cazului în care legea ne interzice acest lucru.
7. Transferuri internaționale
Datele sunt stocate și prelucrate pe servere situate în Uniunea Europeană.
Dacă va deveni necesar un transfer în afara Spațiului Economic European, acesta se va efectua exclusiv în baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau a clauzelor contractuale standard, cu garanții suplimentare acolo unde este cazul. Vom actualiza această politică înainte de orice astfel de transfer.
8. Securitatea datelor
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate:
- Traficul este criptat integral prin HTTPS/TLS
- Parolele sunt stocate exclusiv sub formă de amprentă criptografică
- Accesul la baza de date este restricționat la nivel de rețea internă
- Accesul la datele unui organizator este izolat de cel al altor organizatori
- Efectuăm copii de siguranță zilnice ale bazei de date, stocate criptat
- Accesul administrativ este limitat la persoanele care au nevoie de el
Niciun sistem informatic nu este absolut sigur. Ne angajăm însă să vă notificăm, precum și Autoritatea Națională de Supraveghere, în termen de 72 de ore de la momentul în care luăm cunoștință de o încălcare a securității datelor care prezintă risc pentru drepturile dumneavoastră, conform art. 33 și 34 GDPR.
Dacă suntem împuternicit, vom notifica fără întârziere nejustificată organizatorul în calitate de operator, care are obligația notificării mai departe.
9. Drepturile dumneavoastră
Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:
- Dreptul de acces (art. 15) — să obțineți confirmarea că vă prelucrăm datele și o copie a acestora.
- Dreptul la rectificare (art. 16) — să corectați datele inexacte sau să completați datele incomplete.
- Dreptul la ștergere (art. 17) — să solicitați ștergerea datelor, în condițiile prevăzute de lege. Acest drept nu se aplică atunci când avem o obligație legală de păstrare, cum este cazul documentelor contabile.
- Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18).
- Dreptul la portabilitate (art. 20) — să primiți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.
- Dreptul la opoziție (art. 21) — să vă opuneți prelucrării întemeiate pe interesul legitim.
- Dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.
Cum le exercitați
Trimiteți o cerere la dpo@acordi.ro. Răspundem în termen de o lună de la primire. Termenul poate fi prelungit cu două luni în cazul cererilor complexe, situație în care vă informăm în prima lună.
Exercitarea drepturilor este gratuită. Pentru cereri vădit nefondate sau excesive, putem percepe o taxă rezonabilă sau refuza să dăm curs.
Atenție: dacă sunteți părinte și cererea privește datele copilului dumneavoastră introduse într-un acord, adresați-vă direct organizatorului activității. Noi nu avem dreptul să modificăm sau să ștergem acele date fără instrucțiunea lui.
Dreptul de a depune plângere
Vă puteți adresa oricând Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București
Telefon: +40.318.059.211
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Web: www.dataprotection.ro
Aveți de asemenea dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată.
10. Minorii
Acordi nu se adresează direct copiilor și nu permite crearea de conturi de către minori. Conturile pot fi create exclusiv de persoane majore, care acționează în numele unei organizații.
Datele despre copii ajung în platformă exclusiv prin intermediul părinților sau tutorilor legali, care completează formularele de acord, ori al organizatorilor activităților.
Conform art. 8 GDPR și legislației române aplicabile, consimțământul pentru prelucrarea datelor unui copil sub 16 ani trebuie acordat sau autorizat de titularul răspunderii părintești.
Dacă luăm cunoștință că un minor și-a creat cont pe platformă, îl vom șterge.
11. Cookie-uri
Utilizarea cookie-urilor este descrisă separat, în Politica de cookie-uri.
12. Modificări ale acestei politici
Putem actualiza această politică pentru a reflecta modificări ale serviciului sau ale legislației.
Pentru modificări substanțiale, vă anunțăm prin e-mail sau printr-o notificare vizibilă în platformă, cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Versiunea și data ultimei actualizări sunt indicate la începutul documentului.
13. Contact
Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor:
E-mail: dpo@acordi.ro
Adresă poștală: Șoseaua Moara de Foc, nr. 1, mun. Iași, jud. Iași